Trước thay đổi này, việc chuẩn hóa quản lý nhân sự và bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn trở thành yếu tố then chốt quyết định khả năng vận hành bền vững của hộ kinh doanh.

Theo Luật BHXH 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành, từ ngày 1-1-2026, người lao động không làm việc trọn thời gian sẽ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc khi đạt ngưỡng thu nhập theo quy định. Mức lương làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, ngay cả trong trường hợp thu nhập thực tế chi trả thấp hơn.

Ngành F&B sử dụng nhiều lao động theo giờ đòi hỏi quản lý chặt chẽ về BHXH khi chính sách mới áp dụng (Ảnh: Tam Thị Food and Drinks)

Quy định mới được đánh giá sẽ tác động mạnh đến các mô hình kinh doanh F&B sử dụng nhiều lao động theo giờ và bán thời gian. Theo báo cáo của Tổng cục Thống kê, khu vực dịch vụ hiện chiếm khoảng 40,8% tổng số lao động có việc làm trong cả nước, tương đương hơn 21,2 triệu người. Trong nhóm này, lao động theo giờ chiếm tỷ lệ đáng kể, đặc biệt tại các lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ lưu trú và ăn uống.

Đáng chú ý, việc mở rộng đối tượng tham gia BHXH đi kèm với cơ chế quản lý chặt chẽ hơn, khi công tác rà soát được triển khai trực tiếp theo từng cơ sở kinh doanh và từng địa bàn.

Nhận thức về bảo hiểm xã hội đang thay đổi

Theo số liệu của BHXH Việt Nam, đến tháng 9-2025, cả nước có gần 20 triệu người tham gia BHXH, trong đó khoảng 17,7 triệu người tham gia BHXH bắt buộc. Số người rút BHXH một lần đã giảm khoảng 23% so với cùng kỳ, phản ánh xu hướng người lao động ngày càng coi trọng quyền lợi an sinh dài hạn.

Sự thay đổi này khiến yêu cầu đặt ra với người sử dụng lao động không chỉ dừng ở việc "đóng đủ", mà còn phải đúng đối tượng, đúng thời điểm và đúng mức. Với ngành F&B, nơi tỷ lệ biến động nhân sự cao, ca làm linh hoạt và thu nhập thay đổi theo ngày, việc quản lý thủ công hoặc bằng bảng tính rời rạc đang bộc lộ nhiều hạn chế.

Chuẩn hóa quản lý nhân sự để thích ứng sớm

Trước những thay đổi về chính sách, nhiều chủ quán F&B đang chủ động chuẩn hóa quản lý nhân sự như một phần trong chiến lược vận hành dài hạn, thay vì chỉ xử lý mang tính đối phó. Xu hướng ứng dụng nền tảng số để quản lý tập trung hồ sơ lao động, lương và BHXH ngày càng rõ nét.

Trong đó, iPOS HRM được nhiều hộ kinh doanh lựa chọn nhờ khả năng quản lý tập trung dữ liệu nhân sự, từ phân loại lao động, lưu trữ hợp đồng đến theo dõi thu nhập thực tế trên một hệ thống duy nhất.

Điểm nổi bật của iPOS HRM là khả năng hỗ trợ chủ quán theo dõi thu nhập của lao động theo giờ và cảnh báo khi nhân sự tiệm cận ngưỡng phải tham gia BHXH hoặc chịu thuế thu nhập cá nhân. Điều này giúp người sử dụng lao động chủ động xây dựng các kịch bản chi phí nhân sự, thay vì bị động khi cơ quan chức năng tiến hành rà soát.

iPOS HRM giúp hộ kinh doanh quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng người lao động, góp phần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật (Ảnh: iPOS.vn)

Năm 2026 được xem là mốc bản lề đối với công tác quản lý nhân sự ngành F&B. Những chủ quán chuẩn bị sớm, tính đúng chi phí và chuẩn hóa hệ thống quản lý từ bây giờ sẽ có lợi thế trong việc kiểm soát dòng tiền và tuân thủ pháp luật.

Việc ứng dụng các công cụ số quản lý nhân sự như iPOS HRM không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu về BHXH, mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong vận hành. Đây cũng được xem là xu hướng tất yếu khi ngành F&B bước vào giai đoạn cạnh tranh không chỉ về sản phẩm, mà còn về khả năng quản trị và phát triển bền vững.