Nhiều doanh nghiệp đang lãng phí hàng giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin nội bộ
Với các doanh nghiệp vừa và lớn, tài liệu và quy trình nội bộ là tài sản vô giá nhưng lại thường bị lưu trữ rải rác, không đồng bộ. Khi quy mô nhân sự mở rộng, tình trạng dữ liệu phân tán giữa các phòng ban không chỉ gây bất tiện mà còn làm lãng phí rất nhiều chi phí vận hành của tổ chức.
Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng, mỗi nhân viên văn phòng mất tới 1,8 giờ/ngày chỉ để tìm kiếm và thu thập thông tin. Đối với doanh nghiệp có hàng trăm nhân sự, đây là khoản lãng phí khổng lồ về quỹ lương và chi phí cơ hội. Theo đó, các doanh nghiệp lớn thất thoát trung bình 31,5 tỷ USD/năm chỉ vì nhân viên không thể tìm thấy hoặc chia sẻ thông tin cần thiết.
Mỗi nhân viên văn phòng mất tới 1,8 giờ/ngày chỉ để tìm kiếm và thu thập thông tin
Sự đứt gãy tri thức này dẫn đến tình trạng bộ phận quản lý (Seniors/Managers) thường xuyên bị quá tải vì phải giải đáp những câu hỏi lặp lại về quy trình. Nghiêm trọng hơn là vấn đề thất thoát chất xám khi nhân sự giỏi nghỉ việc mà kinh nghiệm chưa kịp đóng gói. Theo khảo sát từ Panopto, 81% nhân viên cảm thấy thất vọng khi thiếu thông tin làm việc, dẫn đến việc tự suy đoán và làm sai quy trình, gây rủi ro vận hành nghiêm trọng.
Tại Việt Nam, dù đã đầu tư nhiều cho kho lưu trữ, nhưng các công cụ tìm kiếm truyền thống hiện nay chỉ trả về danh sách file đơn thuần, hoàn toàn chưa thể đưa ra câu trả lời trực tiếp đúng ngữ cảnh mà nhân sự đang thực sự cần.
AI Assistant từ Bizfly (VCCorp): Giải pháp kết nối và khai thác dữ liệu đa nguồn
AI Assistant - Trợ lý ảo giúp tra cứu thông tin nội bộ do Bizfly (VCCorp) phát triển
hoạt động như một cộng sự thông minh với những khả năng chuyên biệt, phù hợp cho quy mô doanh nghiệp vừa và lớn:
Kết nối dữ liệu không giới hạn: AI Assistant có khả năng liên kết trực tiếp với tất cả nguồn lưu trữ hiện có của doanh nghiệp như Google Drive, File Server, Notion, CRM hay các bộ quy trình nội bộ. Doanh nghiệp không cần tốn thời gian sắp xếp lại tài liệu, AI sẽ xử lý và phân loại dữ liệu hiện có.
Ví dụ về giao diện của AI Assistant kết nối với Telegram
Tìm kiếm thông tin bằng ngôn ngữ tự nhiên: Nhân viên không cần dùng từ khóa phức tạp, chỉ cần đặt câu hỏi như đang trò chuyện với đồng nghiệp (Ví dụ: "Quy trình thanh toán hợp đồng dự án A cần những giấy tờ gì?"). AI sẽ truy xuất dữ liệu liên quan và đưa ra câu trả lời tổng hợp chỉ trong vài giây.
Trích dẫn nguồn chính xác: Để đảm bảo tính tin cậy, mỗi câu trả lời của AI đều đi kèm link dẫn trực tiếp tới tài liệu gốc và số trang cụ thể. Điều này giúp nhân viên dễ đối soát thông tin hơn.
Phân quyền bảo mật chặt chẽ: Đây là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp lớn. Hệ thống của Bizfly cho phép phân quyền chi tiết theo từng cá nhân và phòng ban. Nhân sự ở bộ phận nào chỉ có thể truy xuất thông tin trong phạm vi được cấp phép, đảm bảo an toàn cho các dữ liệu nhạy cảm.
Lợi ích khi ứng dụng AI Assistant: Tăng hiệu suất & lưu trữ tài sản tri thức của doanh nghiệp
Việc ứng dụng AI Assistant mang lại những kết quả có thể đo lường rõ ràng bằng con số, giúp tối ưu hóa bộ máy vận hành:
Rút ngắn 80% thời gian đào tạo nhân sự mới: Thay vì phải chờ đợi quản lý hướng dẫn, nhân viên mới có thể chủ động tra cứu các quy định, chính sách công ty. Điều này giúp họ hòa nhập công việc nhanh hơn, giảm thời gian hướng dẫn trực tiếp của quản lý.
AI Assistant giúp tối ưu bộ máy vận hành cho doanh nghiệp
Tăng 50% hiệu suất làm việc của nhân sự cấp cao: Các chuyên gia và quản lý sẽ không còn bị làm phiền bởi những câu hỏi lặp đi lặp lại. Họ có thể tập trung hoàn toàn vào các nhiệm vụ chuyên môn quan trọng, giúp tăng năng suất chung của toàn tổ chức.
Lưu trữ vĩnh viễn chất xám doanh nghiệp: Mọi kinh nghiệm, tài liệu và bí quyết vận hành được số hóa và tập trung hóa. Ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự, kho tri thức này vẫn ở lại và trở thành tài sản vĩnh viễn của doanh nghiệp, giúp quá trình chuyển giao công việc diễn ra mượt mà.
Doanh nghiệp quan tâm đến AI Assistant từ Bizfly (VCCorp) và muốn demo trực tiếp giải pháp có thể liên hệ hotline 0964 691 299 hoặc để lại thông tin tại đây: https://s.biz.vn/bizfly-ai-assistant
