Đã đến lúc bạn nhìn lại cách tiếp cận vấn đề bằng con mắt thận trọng hơn và áp dụng chiến lược “đơn giản là nhất”. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một danh sách các cách viết và quản lý email hiệu quả. Một lời khuyên chân thành: Không phải lúc nào lịch sự cũng nên được ưu tiên hàng đầu, mà đôi khi bạn cần thay đổi để đạt hiệu quả công việc và có được hồi đáp mong muốn.

Viết ngắn gọn

Không ai thích đọc một email dài bằng 1 trang A4 cả. Một nguyên tắc đơn giản là hãy giữ cho độ dài email chỉ trong một vài dòng. Nếu nội dung không cho phép bạn viết ngắn như vậy, hãy cố gắng rút gọn chúng hết mức có thể. Nhiều người bây giờ thường hay đọc email trên điện thoại, vậy nên bạn viết càng ngắn thì người ta sẽ càng dễ đọc – và bạn sẽ được hồi âm sớm hơn.

Đưa việc cần làm lên đầu e-mail

Giả sử bạn phải viết email báo cáo về một cuộc họp gần đây. Thứ tự thường thấy sẽ là: mở đầu bằng tóm tắt cuôc họp, sau đó mới đến các giải pháp được rút ra từ cuộc họp. Nhưng thông tin quan trọng ở đây lại chính là các giải pháp được đút kết sau nhiều nỗ lực làm việc trong cuộc họp, và bạn lại để nó xuống cuối. Sai lầm này khiến người đọc dễ dàng bỏ sót thông tin. Hãy sửa chữa bằng cách xác định chủ đề chính của email và đưa thông tin này lên đầu.

Đánh số câu hỏi

Đây là sai lầm tưởng đơn giản nhưng lại rất phổ biến: Nhiều người không có thói quen đọc kỹ email, và việc bạn sắp xếp các câu hỏi liền tù tì cạnh nhau mà không phân tách chúng bằng cách đánh số dễ khiến người đọc hiểu lầm và chỉ trả lời câu hỏi đầu tiên đập vào mắt họ. Và rồi bạn lại phải viết email hỏi họ lần nữa.

Thể hiện rõ điều bạn muốn truyền đạt

Các email chung chung kiểu “Ý kiến của ông/bà về việc X… là như thế nào?” thường không mang lại hiệu quả. Hãy luôn ở thế chủ động trong giao tiếp truyền đạt để nội dung được người đọc hiểu trọn vẹn nhất. Nếu bạn muốn đưa ra các đề xuất để cùng đi đến một thỏa thuận, hãy liệt kê các ý tưởng này dưới dạng gạch đầu dòng. Nếu muốn trình bày một kế hoạch tới cấp trên, hãy truyền đạt cách thức tiếp cận vấn đề và đặt câu hỏi xem họ có đồng ý với bạn không. Ngay cả khi họ không đồng tình, thì những email bày tỏ thẳng thắn quan điểm sẽ dễ được hồi âm hơn là kiểu viết hờ hững, chung chung và bắt người nhận email phải tự đặt ra vấn đề.

Có hạn chót cho hồi âm

Có người cho rằng ghi cả hạn chót (deadline) hồi âm vào email có vẻ hơi độc đoán. Nhưng ngược lại, tôi nhân thấy rằng những người thành đạt và bận rộn lại rất hoan nghênh những deadline này. Chúng giúp họ sắp xếp việc phản hồi email vào lịch làm việc kín mít của họ. Nếu bạn bắt buộc phải có được câu trả lời từ họ, hãy ghi kèm email: “Để dự án đi đúng tiến độ, tôi cần nhận được hồi âm muộn nhất trong ngày 18/1.” Ngay cả khi hồi âm là không cần thiết, bạn vẫn nên bao gồm deadline: “Nếu tới ngày 18/1 mà không được trả lời, tôi sẽ thực hiện giải pháp mình đã đề xuất.”

Gắn mác "Fly" cho các email không chứa thông tin quan trọng

Có những email chỉ bao gồm các thông tin về tình hình công việc để giúp mọi người cập nhật. Nhưng ngay cả những email này cũng cần được dán nhãn tương ứng để chúng có thể được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên phù hợp. Thường thì tôi hay dán nhãn “FYI” (For Your Information – tạm dịch là Thông tin cần biết) ở ngay đầu các email chỉ mang tính phổ biến thông tin, không yêu cầu người nhận phải đưa ra hành động cụ thể nào. Việc này giúp cho người nhận sàng lọc email theo thứ tự ưu tiên dễ dàng hơn, dù chỉ nhìn lướt qua hộp mail thôi hay lọc theo quy tắc đàng hoàng.

Nếu không thể, hãy nói mình sẽ làm sau

Nếu ai đó gửi email khẩn về một công việc bạn không thể hoàn thành trong hôm nay (hay tuần này, tháng này), hãy gửi lại một email ngắn gọn cho họ biết rõ bao giờ bạn sẽ bắt đầu với công việc này. Người gửi sẽ bớt lo âu, và bạn sẽ tránh nhận những email phàn nàn thúc giục của họ sau này. Ngoài ra hành động này còn giúp bạn giữ hòa khí: Việc bạn trình bày trước tại sao mình phải để công việc lại sau dễ thông cảm hơn nhiều lời xin lỗi muộn màng khi bạn chậm tiến độ sau này.

Thêm một chút sáng tạo cho phù hợp với tiêu đề email

Chúng ta đều có thói quen đọc lướt hộp thư để quyết định xem cái nào nên đọc ngay và cái nào nên để sau. Dòng tiêu đề là thứ quan trọng nhất giúp ta đánh giá độ quan trọng và cần kíp của email, vậy nên tùy trường hợp hãy mở đầu tiêu đề bằng các cụm như “FOR APPROVAL:” (Đợi xét duyệt:) hay “SCHEDULING REQUEST:” (Cần lên kế hoạch) hay “FYI”. Thậm chí, hãy coi việc viết tiêu đề email như là viết báo vậy – bạn nên cố gắng làm cho chúng có ý nghĩa và hấp dẫn. Người đọc sẽ bị bắt măt bởi những tiêu đề gợi tò mò.

Không dùng email để cãi nhau

Email là một phương tiên để truyền đạt cảm xúc rất hạn chế, vậy nên việc gửi email mang giọng điệu tức giận là việc dại dột nhất bạn có thể làm. Trong hầu hết trường hợp, chúng chỉ đem lại cho bạn thêm lo âu và vấn đề phải giải quyết. Thực ra, những email này đôi khi có thể giúp bạn giải tỏa cảm xúc, vậy nên, nếu cần thiết, hãy xả hết tức tối vào một email và sau đó xóa nó đi. Khi tranh cãi là không thể tránh khỏi, hãy gặp mặt đối phương hoặc gọi điện cho họ. Ngôn ngữ hạn hẹp của email rất dễ gây hiểu lầm.

Không bao giờ reply all (trừ khi bắt buộc)

Nếu bạn nhận được một email được gửi cho cả một nhóm người, khi viết thư trả lời tốt nhất bạn không nên bấm nút “reply all” (trả lời tất cả). Bởi người gửi thư cho bạn và những người còn lại có nhiệm vụ tổng hợp hồi đáp. Hãy nhớ rằng: Nếu bạn phải dùng đến nút “reply all”, có lẽ tốt nhất bạn nên hồi âm bằng cách gặp mặt mọi người và nói chuyện, như vậy sẽ hiệu quả hơn rất nhiều việc bạn thảo luận công việc trong một mớ bòng bong email.

Thảo Ngọc Hoàng (Saga)