Theo thời gian, cùng với E-Office và việc tăng cường ứng dụng nền tảng hội họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, báo cáo trên cổng thông tin nội bộ, truy xuất dữ liệu qua QR code… đã góp phần quan trọng trong việc số hóa, cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí không cần thiết góp phần tích cực vào công cuộc chuyển đổi số của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN).
Việc triển khai E-Office đối với BTP đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Một buổi họp trực tuyến của Công ty
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống. Khởi đầu từ E-Office 1.0 với tiện ích chưa nhiều, chủ yếu theo dõi văn bản đi, đến. Đến nay, BTP đang sử dụng phiên bản E-Office 3.0, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ tài liệu.
So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng… từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản. Người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Vì vậy, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.
Muốn chuyển đổi số thành công phải được dẫn dắt từ trên xuống, xác định được điều này, lãnh đạo EVN đã quán triệt đến tất cả đơn vị thực thuộc, các phòng chức năng khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0. Trong thời gian tới, EVN có dự kiến sẽ nâng cấp phiên bản E-Office 3.0 hiện tại lên D-Office với nhiều tính năng hữu dụng, được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, bảo đảm tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên nền tảng web và thiết bị cầm tay thông minh để phục vụ mục tiêu chuyển đổi số.
Với phần mềm E-Office 3.0 hiện tại, BTP đã thực hiện theo chủ trương của EVN, Tổng Công ty là thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của EVN; đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; lập hồ sơ danh mục tài liệu bảo đảm đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E-Office của Công ty.
Với chủ trương của EVN, EVNGENCO3 là "Phòng họp không giấy", sử dụng tài liệu báo cáo trên các phương tiện điện tử được chia sẻ từ cổng thông tin nội bộ, truy xuất dữ liệu qua QR code đã giúp BTP giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy; bưu phí; lưu trữ; bảo quản hồ sơ… Thông qua kết nối, tăng cường chia sẻ thông tin, trao đổi xử lý công việc trên môi trường mạng, tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến đã giảm đáng kể số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp về trụ sở Tổng Công ty cũng như tại Công ty, đặc biệt là trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp như trong thời gian vừa qua.
Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025, BTP tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; hoàn thành rà soát xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa các đơn vị trong Tổng Công ty cũng như giữa các đơn vị trong ngành với nhau. Bên cạnh đó, BTP đồng thời hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng thông tin, như: Nâng cao độ ổn định mạng LAN, WAN, đường truyền thông tin, thiết bị đầu cuối… phục vụ cho các ứng dụng công nghệ thông tin.
Cũng theo kế hoạch chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025, BTP đồng thời sẽ hoàn thành 100% tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng, sàng lọc hồ sơ giấy để số hóa (trừ văn bản mật và đặc thù). 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số áp dụng trong các ứng dụng quản lý nội bộ; hoàn thiện biểu mẫu báo cáo điện tử. Tại BTP cũng như tại các đơn vị khác của ngành Điện, Tổng Công ty Phát điện 3, chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ cùng với việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Mục tiêu lớn nhất đối với ngành Điện trong chuyển đổi số lúc này là cần phải hành động và hành động thật nhanh để hiện thực hóa mục tiêu hoàn thành chuyển đổi số trong EVN.