Chức năng Quản lý hồ sơ gắn mới đồng hồ nước trên Mobile App

Xuất phát từ quy mô và số lượng hồ sơ đăng ký gắn mới đồng hồ nước liên tục tăng qua từng năm, thực hiện theo chỉ đạo của Tổng công ty về cải tiến quy trình "Gắn mới đồng hồ nước", rút ngắn thời gian gắn đồng hồ nước cho khách hàng, nhanh chóng ứng dụng công nghệ vào các công tác quản lý để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, Công ty cổ phần Cấp nước Thủ Đức đã chủ trương thực hiện xây dựng mới ứng dụng quản lý "Gắn mới đồng hồ nước".

Mục tiêu của ứng dụng hướng đến là: Quản lý tiếp nhận hồ sơ đầu vào theo quy trình mới. Đẩy mạnh việc nâng cao công tác chăm sóc khách hàng như: rút ngắn thời gian tiếp nhận hồ sơ, các hồ sơ giấy tờ sẽ được số hóa từ ban đầu, khách hàng sẽ không phải mất thời gian photo, hoặc công chứng; Hồ sơ sau khi khách hàng đăng ký sẽ được chuyển trực tiếp xuống các Phòng Ban Đội để thực hiện công tác cần thiết cho việc thi công gắn đồng hồ nước; Tích hợp với hệ thống cơ sở dữ liệu GIS khi đăng ký hồ sơ, từ cơ sở đó, bộ phận thi công sẽ biết được vị trí chính xác địa chỉ khách hàng cần thi công; Ứng dụng cung cấp phiên bản Mobile, giúp các đội thi công có thể sử dụng để cập nhật dữ liệu thi công thực tế tại hiện trường, giúp cho các công tác giám sát, quản lý được tốt hơn; Bất kỳ thời điểm nào cũng có thể tra cứu trạng thái hồ sơ để phục vụ công tác trả lời các thắc mắc từ khách hàng; Quản lý tổng thể được toàn bộ quy trình của hồ sơ từ lúc khách hàng đăng ký, thi công đến chuyển dữ liệu lên hệ thống Billing của Tổng công ty để khai sinh đồng hồ nước mới.

Sau một thời gian nghiên cứu và xây dựng, Ứng dụng gắn đồng hồ nước theo quy trình mới đã được Công ty triển khai thực hiện. Một số kết quả đáng ghi nhận bước đầu như: Rút ngắn thời gian gắn đồng hồ nước cho khách hàng từ 15 ngày xuống còn 24h kể từ khi khách hàng đăng ký hồ sơ; Quy trình được thực hiện chặt chẽ, các chức năng quản lý trên phần mềm đơn giản, nhanh chóng và dễ sử dụng; Tự động hóa một số chức năng như: cho số hồ sơ, số hợp đồng, số danh bộ, mã lộ trình.

Ứng dụng Quản lý hồ sơ gắn mới đồng hồ nước

Do đó, hồ sơ khách hàng đăng ký gắn mới đồng hồ nước được chuyển đổi số hoàn toàn: khách hàng đăng ký không cần phải photo hoặc công chứng các loại giấy tờ. Toàn bộ dữ liệu về hồ sơ khách hàng, giấy tờ, dữ liệu hoàn công, hình ảnh thi công, hợp đồng… sẽ được lưu trữ đầy đủ, bất kỳ lúc nào cũng có thể tra cứu để phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ. Từ đó, công tác chăm sóc khách hàng được nâng cao nhờ quy trình được cải tiến, rút ngắn thời gian và giảm bớt các thủ tục không cần thiết.