Nghề kế toán rất đau đầu với quy trình xử lý hóa đơn thủ công (ảnh: Nguyễn Thúy Hằng)
Nghề kế toán và thách thức thời công nghệ
Với cách làm thủ công thông thường, một kế toán cần khoảng 2 phút để mở, nhập liệu, tra cứu và đối soát một hóa đơn, nhưng không có nghĩa họ sẽ xử lý được khoảng 300 hóa đơn trong 3 giờ vì lúc sai số sẽ lũy kế khi số hóa đơn tăng, nhất là khi phải đối mặt với lượng hóa đơn lớn trong một thời gian ngắn.
Không chỉ có thế, các hóa đơn này đến từ nhiều nhà cung cấp với hàng trăm định dạng khác nhau như ảnh scan, file PDF…với nhiều trường thông tin cần đối chiếu, tra cứu, gây khó khăn trong việc xử lý và dễ sai sót. Trong khi các giải pháp như chữ ký số, hóa đơn điện tử, thanh toán online v.v… tuy đã giúp rút ngắn, đơn giản hóa, giảm thiểu sai sót trong nhiều công đoạn nhưng vẫn chưa thực sự toàn diện.
Cơ hội từ chuyển đổi số
Như bất cứ nghề nào trong xã hội hiện đại, kế toán viên cũng cần uyển chuyển hòa nhập vào thế giới số, học hỏi những kỹ năng, kiến thức mới mẻ để bản thân trở thành nhân sự giỏi, năng suất cao, phát triển nghề nghiệp với các vai trò chuyên môn khác trong quản trị tài chính. Quan trọng hơn, họ còn có nhu cầu chính đáng về sức khỏe, tinh thần và thời gian cho gia đình cũng như bản thân. Với kinh nghiệm 5 năm ở vị trí kế toán trưởng tại một doanh nghiệp bán lẻ, chị Linh chia sẻ: "Nếu công ty chúng tôi không nhanh chóng ứng dụng công nghệ cho bộ phận kế toán trong đợt dịch vừa qua thì chắc chúng tôi rất khó vượt qua đợt dịch vừa qua khi phải làm việc tại nhà và chỉ có kế toán nắm rõ quy trình nghiệp vụ".
Xử lý hóa đơn tự động sẽ giải phóng nhiều phiền toái cho kế toán (ảnh: Dreamstime)
Rõ ràng, việc áp dụng chuyển đổi số trong ngành tài chính kế toán không chỉ là xu thế tất yếu mà còn phải là một giải pháp số hoàn chỉnh, đạt được tất cả các tiêu chí về giảm chi phí vận hành, giảm tải công việc cho nhân viên, tăng năng suất và độ chính xác của việc xử lý hóa đơn, dữ liệu khách hàng.
Giải pháp UBot Invoice – Siêu kế toán 1 giây
Trước thực tiễn trên, UBot Invoice - giải pháp công nghệ do akaBot FPT Software phát triển - đã ra đời với khả năng tự động đọc, xử lý siêu tốc lên tới 1.000 hóa đơn đầu vào chỉ trong 15 phút, tương đương trung bình 1 giây cho mỗi hóa đơn. Không chỉ nhanh, UBot Invoice còn giảm thiểu sai sót không đáng có nhờ khả năng tự động hóa 100% các quy trình: vào email lấy thông tin hóa đơn điện tử, lên trang của Tổng cục thuế kiểm tra tính hợp lệ, trích xuất thông tin hóa đơn, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, tìm thông tin sản phẩm... một cách nhanh chóng chỉ trong vài giây.
Chỉ sau 7 tháng phát triển, UBot Invoice đã hỗ trợ gần 200 khách hàng doanh nghiệp xử lý trung bình 5.000 hóa đơn mỗi ngày và giúp không ít doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số. Đơn cử như trường hợp công ty Rạng Đông, trong quá trình xử lý 50.000 hóa đơn từ tháng 7-2021 đã giảm tới 80% chi phí vận hành với độ chính xác lên tới 100% bằng ứng dụng UBot Invoice.
Giao diện trực quan dễ sử dụng của UBot Invoice (ảnh chụp màn hình)
Nhìn chung, với UBot Invoice, nhân sự ngành kế toán trong kỷ nguyên số sẽ có thêm giải pháp hỗ trợ công việc, tiếp cận nhanh những công nghệ mới, tự tin thích nghi và đóng góp vào sự phát triển chung không chỉ của doanh nghiệp mà còn ở bức tranh phát triển chung của kinh tế xã hội.
