Chuyển đổi số hoạt động Kế Toán: Robot ảo đọc và xử lý hoá đơn chỉ trong 1 giây

Phòng Tài chính - Kế toán luôn là một trong những bộ phận căng thẳng và áp lực nhất công ty khi phải xử lý hàng trăm đến hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng. Nhưng với sự phát triển của công nghệ, ngành nghề này đang dần được đơn giản hóa bằng các giải pháp ứng dụng tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ.

Chuyển đổi số hoạt động Kế Toán: Robot ảo đọc và xử lý hoá đơn chỉ trong 1 giây - Ảnh 1.

Nghề kế toán rất đau đầu với quy trình xử lý hóa đơn thủ công (ảnh: Nguyễn Thúy Hằng)

Nghề kế toán và thách thức thời công nghệ

Với cách làm thủ công thông thường, một kế toán cần khoảng 2 phút để mở, nhập liệu, tra cứu và đối soát một hóa đơn, nhưng không có nghĩa họ sẽ xử lý được khoảng 300 hóa đơn trong 3 giờ vì lúc sai số sẽ lũy kế khi số hóa đơn tăng, nhất là khi phải đối mặt với lượng hóa đơn lớn trong một thời gian ngắn.

Không chỉ có thế, các hóa đơn này đến từ nhiều nhà cung cấp với hàng trăm định dạng khác nhau như ảnh scan, file PDF…với nhiều trường thông tin cần đối chiếu, tra cứu, gây khó khăn trong việc xử lý và dễ sai sót. Trong khi các giải pháp như chữ ký số, hóa đơn điện tử, thanh toán online v.v… tuy đã giúp rút ngắn, đơn giản hóa, giảm thiểu sai sót trong nhiều công đoạn nhưng vẫn chưa thực sự toàn diện.

Cơ hội từ chuyển đổi số

Như bất cứ nghề nào trong xã hội hiện đại, kế toán viên cũng cần uyển chuyển hòa nhập vào thế giới số, học hỏi những kỹ năng, kiến thức mới mẻ để bản thân trở thành nhân sự giỏi, năng suất cao, phát triển nghề nghiệp với các vai trò chuyên môn khác trong quản trị tài chính. Quan trọng hơn, họ còn có nhu cầu chính đáng về sức khỏe, tinh thần và thời gian cho gia đình cũng như bản thân. Với kinh nghiệm 5 năm ở vị trí kế toán trưởng tại một doanh nghiệp bán lẻ, chị Linh chia sẻ: "Nếu công ty chúng tôi không nhanh chóng ứng dụng công nghệ cho bộ phận kế toán trong đợt dịch vừa qua thì chắc chúng tôi rất khó vượt qua đợt dịch vừa qua khi phải làm việc tại nhà và chỉ có kế toán nắm rõ quy trình nghiệp vụ".

Chuyển đổi số hoạt động Kế Toán: Robot ảo đọc và xử lý hoá đơn chỉ trong 1 giây - Ảnh 2.

Xử lý hóa đơn tự động sẽ giải phóng nhiều phiền toái cho kế toán (ảnh: Dreamstime)

Rõ ràng, việc áp dụng chuyển đổi số trong ngành tài chính kế toán không chỉ là xu thế tất yếu mà còn phải là một giải pháp số hoàn chỉnh, đạt được tất cả các tiêu chí về giảm chi phí vận hành, giảm tải công việc cho nhân viên, tăng năng suất và độ chính xác của việc xử lý hóa đơn, dữ liệu khách hàng.

Giải pháp UBot Invoice – Siêu kế toán 1 giây

Trước thực tiễn trên, UBot Invoice - giải pháp công nghệ do akaBot FPT Software phát triển - đã ra đời với khả năng tự động đọc, xử lý siêu tốc lên tới 1.000 hóa đơn đầu vào chỉ trong 15 phút, tương đương trung bình 1 giây cho mỗi hóa đơn. Không chỉ nhanh, UBot Invoice còn giảm thiểu sai sót không đáng có nhờ khả năng tự động hóa 100% các quy trình: vào email lấy thông tin hóa đơn điện tử, lên trang của Tổng cục thuế kiểm tra tính hợp lệ, trích xuất thông tin hóa đơn, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, tìm thông tin sản phẩm... một cách nhanh chóng chỉ trong vài giây.

Chuyển đổi số hoạt động Kế Toán: Robot ảo đọc và xử lý hoá đơn chỉ trong 1 giây - Ảnh 3.

Chỉ sau 7 tháng phát triển, UBot Invoice đã hỗ trợ gần 200 khách hàng doanh nghiệp xử lý trung bình 5.000 hóa đơn mỗi ngày và giúp không ít doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số. Đơn cử như trường hợp công ty Rạng Đông, trong quá trình xử lý 50.000 hóa đơn từ tháng 7-2021 đã giảm tới 80% chi phí vận hành với độ chính xác lên tới 100% bằng ứng dụng UBot Invoice.

Chuyển đổi số hoạt động Kế Toán: Robot ảo đọc và xử lý hoá đơn chỉ trong 1 giây - Ảnh 4.

Giao diện trực quan dễ sử dụng của UBot Invoice (ảnh chụp màn hình)

Nhìn chung, với UBot Invoice, nhân sự ngành kế toán trong kỷ nguyên số sẽ có thêm giải pháp hỗ trợ công việc, tiếp cận nhanh những công nghệ mới, tự tin thích nghi và đóng góp vào sự phát triển chung không chỉ của doanh nghiệp mà còn ở bức tranh phát triển chung của kinh tế xã hội.

Xem thêm về UBot Invoice

P.Q

Viết bình luận

Amway Việt Nam lần thứ 3 nhận giải Nơi làm việc tốt nhất châu Á 2022
12/8/2022 548 1k
Vượt qua hơn 400 doanh nghiệp, Amway Việt Nam – thương hiệu toàn cầu về dinh dưỡng và sắc đẹp, vinh dự lần thứ 3 nhận giải thưởng Nơi làm việc tốt nhất châu Á 2022 do Tạp chí HR Asia bình chọn ngày 11-8-2022 tại TP HCM.
Mở màn thành công Hội thi Nhà nông đua tài toàn quốc lần thứ V, khu vực 4
12/8/2022 548 1k
Hội thi Nhà nông đua tài toàn quốc lần thứ V năm 2022, khu vực 4 vừa diễn ra thành công tại Trung tâm Văn hóa tỉnh Bạc Liêu. Hội thi do TW Hội Nông dân Việt Nam phối hợp với UBND tỉnh Bạc Liêu và Công ty CP truyền thông quốc tế EXPO thực hiện. Công ty CP Phân bón Bình Điền là Nhà tài trợ chính.
Nam A Bank - nơi làm việc hạnh phúc
12/8/2022 548 1k
Vượt qua hàng loạt tiêu chí khắt khe, tối ngày 11-8, Nam A Bank nhận giải thưởng “Nơi làm việc tốt nhất châu Á 2022 - Best Companies to work for in 2022”. Đây là năm thứ hai liên tiếp Nam A Bank nhận giải thưởng uy tín này.
Mastercard tổ chức Hội nghị Khách hàng tại Việt Nam
11/8/2022 548 1k
Mastercard mới đây vừa tổ chức Hội nghị Khách hàng 2022 tại Việt Nam nhằm kết nối với mạng lưới các định chế tài chính và các đơn vị phát hành thẻ trong nước, cũng như các chuyên gia và diễn giả uy tín trong lĩnh vực dịch vụ tài chính và thanh toán mới.
SCB thấu hiểu và đồng hành cùng khách hàng trung niên

SCB thấu hiểu và đồng hành cùng khách hàng trung niên

Tính đến tháng 6-2022, Ngân hàng Sài Gòn (SCB) đã thu hút hơn 100.000 khách hàng trung niên tham gia sản phẩm Tiền gửi, đóng góp hiệu quả vào sức mạnh tăng trưởng của ngân hàng, đồng thời mang...