Lần đầu tiên ông Nguyễn Đức Tài và các cộng sự thân tín của mình đã chia sẻ những bí mật phía sau hậu trường, giải mã hệ thống quản trị bằng công nghệ của Thế giới Di động trong một sự kiện gần đây.

Công nghệ quản lý bán hàng và quản trị nhân sự đều được áp dụng công nghệ.

13 năm dày công xây dựng hệ thống quản trị bằng công nghệ

Vì sao Thế giới Di động (TGDĐ) lại quyết định chia sẻ bí quyết kinh doanh tối quan trọng này?

Ông Nguyễn Đức Tài, chủ tịch kiêm CEO TGDĐ nói: "TGDĐ xây hệ thống quản trị công nghệ đã 13 năm nay rồi, vì đó là vũ khí để kinh doanh. Nhưng sau một thời gian nghĩ phải chia sẻ với xã hội. Không lẽ bao công sức trí tuệ lại để mang sang thế giới bên kia sao? Đội ngũ của tôi cũng lo ngại nếu mình chia sẻ sẽ mất lợi thế cạnh tranh, nhưng rồi cuối cùng chúng tôi đã quyết định chia sẻ".

"Năm 2004 mở cửa hàng đầu tiên, xây hệ thống quản trị bán hàng. Đến khi mở cửa hàng thứ hai phát sinh nhu cầu quản lý từ xa, khởi động hệ thống bán hàng đơn giản, làm sao biết kiểm soát doanh thu và hàng tồn kho. Cho đến khi hệ thống nhiều lên từ từ, con người quá tải, mọi thứ bị rối. Làm thế nào để phân ca nhân viên? Nhu cầu đến từ cuộc sống, không giải bài toán bằng cách tăng con người, mà quản trị bằng công nghệ, để có được hệ thống đồ sộ ngày hôm nay. Anh Trọng, giám đốc công nghệ thông tin và anh Tín là hai người đầu tiên xây dựng hệ thống này", ông Tài cho biết.

May mắn tham gia ngay từ đầu, trong môi trường công ty phát triển rất nhanh, ông Phạm Văn Trọng, Giám đốc công nghệ thông tin của TGDĐ đã có nhiều cơ hội ứng dụng CNTT, chia sẻ: "Nhìn từ góc độ khách hàng là trọng tâm, đem lại lợi ích cho nhà cung cấp và đối tác, nhân viên, quan sát các phòng ban khác nhau, tôi nhận thấy tại sao họ phải dùng những công cụ rất phức tạp để quản lý bán hàng, kho… Để thay đổi, phải dùng hệ thống phần mềm, lõi của nó là ERP, liên thông với các bộ phận: website, App, CRM, hệ thống tổng đài, quản lý giao nhận, hệ thống hóa đơn, E- Learning, báo cáo tài chính, tính thưởng, quản lý khách hàng…".

Không giấu diếm về chức năng của từng khâu trong hệ thống công nghệ này, ông Trọng đã có bài trình bày chi tiết cho hơn 800 doanh nhân tham dự.

Trong quản lý giá và khuyến mãi mục tiêu, hệ thống này có thể làm giá, khuyến mãi đến từng siêu thị hay đích danh một điện thoại nào đó. Mỗi điện thoại có một email, cơ chế sẽ vận hành theo gần 20 loại hình khuyến mãi khác nhau, mọi thứ được kiểm soát từ trung tâm để thay đổi giá, được luân chuyển xuống siêu thị qua inrtenet. Có hai cách đi giá đến siêu thị, thứ nhất là định kỳ theo giờ, siêu thị sẽ được nhắc khi có thay đổi giá. Đó là vận hành bình thường. Thứ hai vào ĐTDĐ khi ở trên thay đổi giá, chuyển tức thì đến các hệ thống đèn LED hiện thị giá.

Trong quản lý bán hàng, trước đây, mọi vận hành đều tập trung về khu trung tâm, có những giờ cao điểm khách hàng đợi rất lâu cho việc nhập vào hệ thống. Làm sao để khách hàng không phải chờ đợi? Mô hình sẽ tự động hoạt động lên đơn hàng, có hiển thị giá. Nhân viên tư vấn sẽ dùng smartphone để biết mọi thông tin về sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến mãi chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu quả. Sau khi tư vấn xong mỗi nhân viên sẽ là người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm đi rất nhiều thời gian. Quầy thu ngân bây giờ gần như không còn người đợi.

Về quản lý kho, bao gồm nhập hàng theo đơn hàng, theo lệnh chuyển, có chức năng in bảng giá, cấu hình, xếp lại kệ… Khi siêu thị này không còn, vào phần mềm kho sẽ biết siêu thị nào còn hàng để bán cho khách. Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng vận hành theo phần mềm riêng, nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên, kiểm tra nếu có đơn hàng mới nhận, giao hàng. Nếu mọi thứ không nằm trong cho phép thì trả lại cho nhà cung cấp. Hệ thống cũng theo dõi nhận hàng để làm sao hàng không thiếu, không thừa, tính toán ra từng linh kiện trong điện thoại còn hay hết để nhập hàng vừa đủ. Có thể làm chiết khấu theo từng loại điện thoại.

Về bảo hành, hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng trên smartphone, có thể quản lý rất nhanh từng điện thoại dùng được bao lâu để bảo hành cho khách.

Về báo cáo tài chính, kết hợp với ngân hàng để làm hệ thống tự động. Hệ thống bán hàng có cơ chế khai báo những tài khoản, cách chuyển như thế nào. Với bán hàng trực tiếp, thu hộ, vào ban đêm hệ thống sẽ tự động kết chuyển qua.

Ông Trọng cho biết thêm: "Tính thưởng là bài toán khá thú vị. Mỗi điện thoại bán ra liên quan đến rất nhiều người, người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý, quản lý nhiều siêu thị… được bao nhiêu tiền, rất lằng nhằng… Máy chủ ban ngày phục vụ, ban đêm làm thêm, 11 giờ đêm là bắt đầu tính toán cho ngày mai phục vụ thế nào. Nếu không tính toán trước thì ngày mai không thể phục vụ được. Thứ hai là tính thưởng minh bạch đến từng nhân viên. Họ có thể đối chiếu ngay số lượng bán của mình. Chúng tôi có thể trả lương theo ngày, nhân viên có thể theo dõi thu nhập của mình và xem những người xung quanh ai bán giỏi để học tập".

Điện máy Xanh - thành viên của Thế giới Di động đang mở rộng rất nhanh.

"Vứt hết những thứ màu mè đi, tốc độ là trên hết"

TGDĐ giờ cao điểm nhất khoảng 15 ngàn người truy cập, mỗi giờ trung bình khoảng 4,5 triệu view, 9000 đơn hàng. Làm thế nào để không bị ùn tắc? Ông Trọng cho biết: "Amazon từng thuê một người trải nghiệm người dùng, anh nói "vứt hết mọi thứ màu mè đi, chỉ cần tốc độ". Chúng tôi đã cố gắng tối đa để thời gian truy cập vào Web, App của TGDĐ trung bình 3 giây, giờ xuống 2,07 giây sẽ thấy nội dung trải nghiệm, còn Dienmayxanh khoảng 2,08 giây.

TGDĐ được đánh giá top có tốc độ đường truyền nhanh nhất. Có cơ hội trải nghiệm trong công ty có doanh thu lớn thế này, thách thức lớn nhất với chúng tôi là nếu nhồi vô một cửa sẽ bị ùn tắc, phải chia ra nhiều server để phục vụ. Dùng lớp trung gian để xử lý đơn hàng gần như tức thời".

Hệ thống tổng đài vận hành số lượng cuộc gọi khủng. Mô hình kho mới TGDĐ là vận hành 100% bằng máy móc, nhập hàng theo PO, xuất chuyển hàng qua siêu thị theo lệnh. Lắp đặt qua hệ thống, nhân viên phải chụp hình hàng được giao, giao xong phải chụp hình sản phẩm hoàn thành để công ty có thể kiểm soát nhân viên đã làm tốt chưa, theo dõi chặt chẽ từng công đoạn, biết được giao trễ hay không.

TGDĐ cũng là công ty tiên phong dùng hóa đơn điện tử thay bằng giấy. Một ngày trung bình 130 ngàn hóa đơn, nếu lưu trữ rất khó khăn, quản lý trong vòng 10 năm không biết kinh khủng thế nào, chưa kể mất thì sao? Rất may sau đó Nhà nước cho phép dùng hóa đơn điện tử, và TGDĐ là một trong ba công ty đầu tiên ở Việt Nam dùng hóa đơn điện tử. Ý tưởng rất đơn giản, giống như bản sao, hệ thống phát hành và quản lý hóa đơn điện tử giúp cho một thời điểm tức thì khoảng 500 hóa đơn phát hành. Quản lý hóa đơn theo tỉnh thành, phát hành hóa đơn mới.

Hiện nay, việc tính lương, thưởng cho 31 ngàn con người đều bằng hệ thống hết, chỉ cần 2 nhân viên. Thách thức làm sao văn hóa quy trình siêu thị ở Cà Mau giống ở TP. HCM, làm sao vận hành nhanh, trong suốt thông tin ở 1000 siêu thị khắp Việt Nam với 31 ngàn nhân viên. Nhân sự không phải là người quản lý mọi thứ data, giảm công tác quản lý hồ sơ rất lớn.

Phỏng vấn thông minh cũng là một bài toán. Một tháng vài chục siêu thị mở ra, phải dùng CNTT để tuyển. Làm sao ứng viên có thể tương tác với mình, để tìm ra những ứng viên phù hợp như một cái phễu lọc.

"Trước đây khi tôi mới vào, công ty chỉ có vài cửa hàng, giờ 31 ngàn nhân sự, việc tuyển dụng rất áp lực. Thông qua công cụ quản trị nhân lực online và tuyển dụng phỏng vấn thông minh, bất cứ người lao động nào trên toàn đất nước đều có thể vào trang online này, đăng ký ứng tuyển trong từng vị trí. Giao diện phỏng vấn online chỉ mất 18 phút. Thông qua các câu hỏi sẽ giúp đánh giá về tính cách, kỹ năng, để chọn ra 50 ứng viên ưu tú nhất. Sau đó họ nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập ngôi nhà TGDĐ. Tất cả dữ liệu đều nằm trong phần mềm công ty, để tuyển dụng những vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí về quản trị nhân lực", một lãnh đạo phụ trách tuyển dụng nhân sự của TGDĐ cho biết.