Công tác quản lý nhân viên và định hướng các quy định hoạt động trong DN là công việc tốn nhiều thời gian và khó khăn. Để cân bằng tất cả những khía cạnh liên quan đến quản trị nguồn nhân lực - gồm tuyển dụng, quản lý lương, giải quyết khiếu nại và tuân thủ đúng quy định pháp luật - là một thách thức đối với các DN.
Quản lý nhân sự luôn là trung tâm của người lao động trong doanh nghiệp
Khi DN mới thành lập, chủ DN thường kiêm nhiệm những việc trên hoặc thuê dịch vụ của bên thứ ba. Rất nhiều chủ DN cố gắng xử lý mọi việc cho đến khi mọi thứ rối tung lên và mất kiểm soát hoàn toàn. Song, với một lĩnh vực nhạy cảm như nguồn nhân lực, DN cần có một quá trình chuyển đổi với kế hoạch cụ thể để vượt ra khỏi giai đoạn khởi nghiệp. Nghĩa là DN nên dự tính trước các vấn đề nhân sự và vào thời điểm thích hợp, hãy chuyển bớt trách nhiệm cho một QLNS chuyên nghiệp. Điều này giúp công tác nhân sự được kiểm soát dễ dàng hơn, trước khi mọi thứ trở nên lộn xộn.
Trong DN, QLNS đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng như: quản lý quy trình tuyển dụng, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cập nhật quy định pháp luật về lao động và bảo đảm hiệu suất làm việc của nhân viên. QLNS cũng giải quyết những vấn đề về phúc lợi và lương thưởng cho nhân viên, đồng thời bảo đảm điều kiện làm việc cho họ. QLNS cũng giải quyết những khiếu nại của nhân viên và các trường hợp kỷ luật... Nhìn chung, QLNS chính là trung tâm kết nối mối quan hệ giữa chủ DN với nhân viên và cũng là người hòa giải hoặc giải quyết những xung đột tại nơi làm việc.
Trong giai đoạn DN mới thành lập, nhân viên của họ luôn trong trạng thái sẵn sàng bắt tay thực hiện bất cứ công việc cần thiết nào nếu được yêu cầu. Đến khi DN phát triển, nhân viên của họ sẽ chuyển sang hướng chuyên môn hóa vai trò công việc và thành lập các bộ phận với những chuyên môn riêng để phát huy năng lực chuyên môn của từng lao động.
Chính tại thời điểm này, DN nên tìm kiếm một QLNS chuyên nghiệp và thành lập bộ phận QLNS. DN cũng có thể xác định thời điểm tìm kiếm một QLNS dựa trên số lượng nhân viên hiện có. Chẳng hạn, DN có thể ra quyết định tìm kiếm một QLNS khi có 50 hoặc 100 nhân viên làm việc toàn thời gian. Các chủ DN nên đánh giá lại lượng thời gian họ dành cho các nhiệm vụ QLNS. Họ nên đánh giá mức độ tăng trưởng doanh thu nếu dành lượng thời gian đó vào việc phát triển DN. Trong trường hợp mức độ tăng trưởng doanh thu vượt xa chi phí thuê một QLNS thì đã đến lúc nên tìm kiếm một QLNS chuyên nghiệp để thay họ quản lý công tác nhân sự.
Các chủ DN thường cho rằng họ có thể đảm nhận nhiệm vụ QLNS và có lẽ họ cũng có thể quản lý được. Nhưng có những rủi ro về mặt tổ chức và pháp lý nghiêm trọng có thể gây ra hậu quả khôn lường khi không có một QLNS chuyên nghiệp. Bởi vậy, việc DN nhận thức rõ những rủi ro tiềm ẩn cần giải quyết là lúc phải có một QLNS để gánh vác cùng chủ DN. Đầu tiên là những hiểu lầm hoặc không hài lòng của nhân viên do DN thiếu những chính sách công bằng và nhất quán. Kế tiếp là các hồ sơ, thủ tục, giấy tờ không chính xác hoặc lỗi thời, không cập nhật.
Những sai sót về mặt giấy tờ có thể dẫn đến những vấn đề pháp lý, kiện tụng làm hao tốn thời gian và tiền bạc của DN. Những vấn đề về thủ tục, giấy tờ ban đầu thường không gây ra hậu quả gì nghiêm trọng. Tuy nhiên, càng về sau, nó có thể trở thành một vết trượt dài làm phát sinh nhiều việc phải xử lý hoặc có thể trở thành một thảm họa pháp lý khiến hình ảnh DN bị tổn hại.
Có thể thấy rằng QLNS nắm một vai trò thiết yếu trong DN. Vấn đề ở đây không phải là sự cần thiết của việc quản lý nguồn nhân lực mà là phải làm sao để tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của DN, cải thiện đời sống của nhân viên, người lao động. Do đó, dù muốn hay không, để phát triển bền vững, DN cần phải có một QLNS chuyên nghiệp.
