Sổ BHXH được cấp cho người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH. Pháp luật quy định, khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải chốt sổ BHXH cho người lao động.

Theo quy định tại khoản 3, Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, nếu không doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền

Ngoài ra, khoản 5, Điều 21 Luật BHXH 2014 nêu rõ: Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Trong đó, khoản 4, Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH giải thích, xác nhận sổ BHXH là việc xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đã được hạch toán, phân bổ tiền nộp của người tham gia.

Với những quy định này, có thể khẳng định, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động cố tình không thực hiện trách nhiệm này thì người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ.

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, khoản 1, Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

Từ 1 - 2 triệu đồng với vi phạm từ 1 - 10 người lao động; Từ 2 - 5 triệu đồng với vi phạm từ 11 - 50 người lao động; Từ 5 - 10 triệu đồng với vi phạm từ 51 - 100 người lao động; Từ 10 - 15 triệu đồng với vi phạm từ 101 - 300 người lao động; Từ 15 - 20 triệu đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Ngoài ra, theo khoản 4, Điều 40 Nghị định này, người sử dụng lao động không trả sổ BHXH cho người lao động theo quy định còn bị phạt tiền từ 2 - 4 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động và tối đa không quá 75 triệu đồng.