Phần mềm chấm công, tính lương và gia tăng trải nghiệm nhân viên như HappyTime.vn (HappyTime) được xây dựng như một phần mềm Mini HRMS dựa trên lưu trữ đám mây (Google Cloud Platform) tích hợp bảo mật nhiều lớp với các cụm tính năng chủ yếu như: Chấm công - Tính lương; Lưu trữ dữ liệu công ty và nhân viên; Quản lý đơn từ/ nghỉ phép; Truyền thông nội bộ cùng các hoạt động game hoá (biến các hoạt đồng thường ngày như chấm công… thành trò chơi thú vị) nhằm gắn kết đội ngũ.
Được phát triển từ năm 2021, đây là một trong những giải pháp thuộc hệ sinh thái nhân sự tiên phong ứng dụng công nghệ (HR Tech) của công ty TopCV Việt Nam. Cho đến thời điểm hiện tại, HappyTime đã được tin dùng bởi hơn 1.000 doanh nghiệp lớn trên toàn quốc.
Bên cạnh những lợi thế rõ rệt về mặt tính năng, một phần mềm chấm công thông minh cho phép nhà quản lý phân tích và đưa ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác.
Quản lý quá trình làm việc
Một phần mềm chấm công thông minh như HappyTime cho phép đa dạng các hình thức chấm công: từ chấm công xác thực bằng bằng địa chỉ IP hoặc BSSID của Wifi, xác thực bằng định vị GPS khi đến địa điểm làm việc dành cho các công ty có nhân viên thường xuyên di chuyển hoặc được phân công làm việc tại những địa điểm không có điều kiện lắp đặt thiết bị chấm công (máy chấm công vân tay, thẻ từ,…), chấm công bằng hình ảnh/QR code… đồng thời hỗ trợ tính năng chấm công hộ nhân viên thông qua nhập liệu hoặc truy cập ứng dụng thay vì ghi nhận qua sổ sách hay báo công trực tiếp như các hình thức chấm công truyền thống.
Sự chính xác này cho phép ghi nhận các trạng thái làm việc: đúng giờ, vắng mặt, đi trễ của nhân viên, từ đó hỗ trợ nhà quản lý có các giải pháp kịp thời, đảm bảo hiệu suất công việc.
Cân bằng thời gian
Theo dõi chính xác số giờ làm thêm, cho phép các quản lý tính toán và phân bổ hợp lý, kịp thời công việc.
Điều này mang lại hiệu quả rất lớn, đặc biệt với các công ty trong lĩnh vực F&B và sản xuất. Khi xác định được bộ phận hoặc cá nhân thường xuyên đang phải làm thêm giờ, sẽ là sự nhắc nhở cho họ về việc phân bổ nguồn lực không hiệu quả hay tình trạng thiếu nhân lực của doanh nghiệp, từ đó có những biện pháp bổ sung và tối ưu.
Xác định hiệu quả và năng suất
Dữ liệu chấm công, khi kết hợp với các chỉ số hiệu suất, có thể cho biết mức năng suất của từng cá nhân hoặc nhóm để dễ dàng điều chỉnh.
Với những thành tích hiệu suất tốt, có thể thông qua các tính năng ghi nhận/khen thưởng do HappyTime cung cấp để mang tới sự khích lệ kịp thời với nhân viên, khuyến khích họ phát huy tối đa năng lực bản thân.
Dự báo và lập ngân sách
Dữ liệu chấm công chính xác hỗ trợ việc dự báo nhu cầu nguồn lực và lập ngân sách trong tương lai. Nó cho phép các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về tuyển dụng, đào tạo hoặc phân bổ lại nguồn lực dựa trên lịch sử đã được ghi nhận như các phân tích ở trên.
Kết
So với các phương pháp truyền thống, một phần mềm chấm công thông minh như HappyTime sẽ mang lại lợi thế về độ chính xác, tự động hóa và bảo mật vượt trội so với các phương pháp truyền thống. Việc tham chiếu dựa trên các cơ sở dữ liệu chính xác sẽ là lợi thế lớn, giúp các nhà quản lý hoạch định thành công chiến lược kinh doanh và nhân sự một cách hiệu quả.