Việc viết một email tưởng chừng đơn giản nhưng làm thế nào để tạo được thiện cảm của khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên thì không phải ai cũng biết.
Trong một cuộc họp sau Tết ở công ty, vừa bước vào phòng, chị trưởng phòng "chất vấn" một đồng nghiệp của tôi: "Gửi mail cho chị mà viết câu cụt ngủn, không đầu không đuôi hết vậy? Lỗi này đáng bị phạt nhé!". Bị sếp quở trách, anh đồng nghiệp ngỡ ngàng nhưng cố chống chế: "Em có ghi mà chị?" rồi mở điện thoại để dẫn chứng. Với tính cách của trưởng phòng, tôi biết chị đang nửa đùa nửa thật để nhắc nhở nhân viên trong việc giao tiếp qua email. Hỏi ra mới biết, khi gửi email cho sếp, anh đồng nghiệp chỉ ghi vỏn vẹn chủ đề (tiêu đề) là "Bao cao doanh thu tuan" rồi đính kèm file dữ liệu, còn nội dung thì để trống.
Thật ra, email dùng để trao đổi công việc sẽ thay thế chúng ta trình bày nội dung cùng người được nhận. Do đó, nếu muốn tạo thiện cảm cho cấp trên hoặc đối tác, bạn nên quan tâm đến tiêu đề cũng như nội dung những email mình gửi đi. Việc đầu tiên khi sử dụng email làm công cụ trao đổi công việc là "tạo một tài khoản email chuyên nghiệp". Kế đến, chủ đề là nội dung đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy khi hộp thư báo có email mới. Nội dung này cần rõ ràng, ngắn gọn, đủ để người nhận biết được mục đích email của bạn là gì; tuyệt đối không để trống tựa đề, hạn chế viết chữ không dấu hoặc viết tắt. Đây là chi tiết mà anh đồng nghiệp của tôi được sếp nhắc nhở về "nội dung email": "Ít ra phải có câu chào anh/chị gì đó chứ? Gửi cho tôi cái gì?".
Hãy luôn mở đầu và kết thúc email bằng lời chào, cảm ơn phù hợp với từng đối tượng. Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi email trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn. Nội dung trao đổi cần tôn trọng người nhận, ngắn gọn, rõ ràng, có chấm câu, viết hoa đầu dòng... Cuối email, đừng quên kèm theo tên của bạn, tên công ty, địa chỉ công ty, số điện thoại, địa chỉ email, website công ty (nếu có)…
Các bạn cũng nên lưu ý đừng gửi email bằng chữ không dấu, nhấn "Caps Lock" hoặc viết sai chính tả, nhất là khi trao đổi công việc bởi điều này khiến đối tác nghĩ rằng bạn thiếu chuyên nghiệp. Bạn nên hạn chế lạm dụng "CC" quá nhiều nếu phải gửi email cho nhiều người cùng lúc, bởi một số người sẽ cảm thấy không hài lòng khi địa chỉ email của mình bị tiết lộ cho nhiều người.